Die Transformation der analogen Welt in das Zeitalter der Digitalisierung zählt zu den großen Herausforderungen unserer Zeit. Noch immer warten ganze Aktenberge, aber auch unzählige Dokumente, Baupläne, Plakate und Bücher darauf, eingescannt und digitalisiert zu werden. Für die Mitarbeiter der Brohl Copy und Print GmbH in Kaiserslautern ist das Routine. Mit der Vor-Ort-Digitalisierung wird zukünftig sogar der Transport überflüssig.

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Oft sind Archive aufgrund ihres Umfangs oder im laufenden Betrieb benötigter Unterlagen nicht zum Transport geeignet. Also was tun, wenn der Prophet nicht zum Berg kommt? Genau. Eigens dafür hat Stephan Brohl, Geschäftsführer des Unternehmens, das seit über dreißig Jahren im Bereich Vervielfältigung und Digitaldruck tätig ist, Fahrzeuge mit umfangreicher Technik ausgestattet und kompetente Teams gebildet, die zu den Unterlagen hinfahren und diese direkt vor Ort einscannen.

Das hat mehrere Vorteile: Neben der schonenderen Behandlung der Akten und Unterlagen werden Fehlerquellen ausgeschlossen, die ein Transport mit sich bringen kann. Dem Thema Datenschutz wird ebenfalls Rechnung getragen, da die Dokumente nicht außer Haus des Auftraggebers gegeben werden müssen.

Mit modernen Hochleistungsscannern für Akten aller Art, Auflage- und Durchlaufscannern für großformatige Vorlagen wie Baupläne oder Bilder bis zu einer Breite von über einem Meter und nahezu beliebiger Länge, bis hin zu Buchscannern ist Brohl und sein Team bestens ausgerüstet. Selbst kleinste Papierschnipsel werden von den Highend-Scannern automatisch verarbeitet.

Potentielle Auftraggeber sind vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch Behörden und Verwaltungen, die ihren Altbestand digitalisieren möchten. Entweder, um diesen dauerhaft zu archivieren oder um die Unterlagen in ein Dokumenten-Managementsystem einzupflegen. Für beide Fälle bietet Brohl als All-in-One-Support die passenden Lösungen gleich mit an.

Aber auch große Unternehmen wie die Deutsche Bahn greifen auf die Dienste Brohls zurück. Dabei ist mit dem Digitalisieren die Arbeit längst nicht getan. Auf Wunsch lassen sich die Dokumente mittels Texterkennung maschinenles- und durchsuchbar machen. Auch Schlagworte und individuelle Metadaten können den Dateien zugewiesen werden. Und selbst eine automatische Identifizierung und Zuordnung mittels künstlicher Intelligenz ist möglich.

Technisch weniger aufwendig waren dagegen die „Dienstreisen“ nach Brüssel und und Venedig, wo mehrere Mitarbeiter wochenlang in staubigen Archiven Unterlagen digitalisiert haben. Die logistische Herausforderung bestand darin, den hochempfindlichen Großformatscanner per Spedition nach Italien zu bringen.

Die Vorteile der Digitalisierung von Altbeständen und auch laufenden Unterlagen liegen auf der Hand. Einmal gescannt, lassen sich die Daten sicher an mehreren Orten speichern, was sie vor Verlust schützt. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit der Informationen. Sind die Dokumente erst einmal gescannt und per Texterkennung maschinenlesbar gemacht worden, lassen sich Unterlagen per Suchfunktion schnell und theoretisch von überall auf der Welt aufrufen. 

Unzählige Dokumente warten darauf digitalisiert zu werden.

Fotos: Jason Hawkes, IHK Pfalz, Copyright Buddy Bartelsen Impress Picture for British Embassy