IHK INTERAKTIV
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Brohl Registratur

Mit dem Scanner in staubige Archive

von | 27.04.2022 | Arbeitswelten

Die Transformation der analogen Welt in das Zeitalter der Digitalisierung zählt zu den großen Herausforderungen unserer Zeit. Noch immer warten ganze Aktenberge, aber auch unzählige Dokumente, Baupläne, Plakate und Bücher darauf, eingescannt und digitalisiert zu werden. Für die Mitarbeiter der Brohl Copy und Print GmbH in Kaiserslautern ist das Routine. Mit der Vor-Ort-Digitalisierung wird zukünftig sogar der Transport überflüssig.

Oft sind Archive aufgrund ihres Umfangs oder im laufenden Betrieb benötigter Unterlagen nicht zum Transport geeignet. Also was tun, wenn der Prophet nicht zum Berg kommt? Genau. Eigens dafür hat Stephan Brohl, Geschäftsführer des Unternehmens, das seit über dreißig Jahren im Bereich Vervielfältigung und Digitaldruck tätig ist, Fahrzeuge mit umfangreicher Technik ausgestattet und kompetente Teams gebildet, die zu den Unterlagen hinfahren und diese direkt vor Ort einscannen.

Das hat mehrere Vorteile: Neben der schonenderen Behandlung der Akten und Unterlagen werden Fehlerquellen ausgeschlossen, die ein Transport mit sich bringen kann. Dem Thema Datenschutz wird ebenfalls Rechnung getragen, da die Dokumente nicht außer Haus des Auftraggebers gegeben werden müssen.

Mit modernen Hochleistungsscannern für Akten aller Art, Auflage- und Durchlaufscannern für großformatige Vorlagen wie Baupläne oder Bilder bis zu einer Breite von über einem Meter und nahezu beliebiger Länge, bis hin zu Buchscannern ist Brohl und sein Team bestens ausgerüstet. Selbst kleinste Papierschnipsel werden von den Highend-Scannern automatisch verarbeitet.

Potentielle Auftraggeber sind vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch Behörden und Verwaltungen, die ihren Altbestand digitalisieren möchten. Entweder, um diesen dauerhaft zu archivieren oder um die Unterlagen in ein Dokumenten-Managementsystem einzupflegen. Für beide Fälle bietet Brohl als All-in-One-Support die passenden Lösungen gleich mit an.

Aber auch große Unternehmen wie die Deutsche Bahn greifen auf die Dienste Brohls zurück. Dabei ist mit dem Digitalisieren die Arbeit längst nicht getan. Auf Wunsch lassen sich die Dokumente mittels Texterkennung maschinenles- und durchsuchbar machen. Auch Schlagworte und individuelle Metadaten können den Dateien zugewiesen werden. Und selbst eine automatische Identifizierung und Zuordnung mittels künstlicher Intelligenz ist möglich.

Technisch weniger aufwendig waren dagegen die „Dienstreisen“ nach Brüssel und und Venedig, wo mehrere Mitarbeiter wochenlang in staubigen Archiven Unterlagen digitalisiert haben. Die logistische Herausforderung bestand darin, den hochempfindlichen Großformatscanner per Spedition nach Italien zu bringen.

Fa. Brohl Mitarbeiter

Mitarbeiter der Fa. Brohl bei der Arbeit.

Die Vorteile der Digitalisierung von Altbeständen und auch laufenden Unterlagen liegen auf der Hand. Einmal gescannt, lassen sich die Daten sicher an mehreren Orten speichern, was sie vor Verlust schützt. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit der Informationen. Sind die Dokumente erst einmal gescannt und per Texterkennung maschinenlesbar gemacht worden, lassen sich Unterlagen per Suchfunktion schnell und theoretisch von überall auf der Welt aufrufen. 

Ein Quantensprung gegenüber analogen Archiven und Aktenschränken im Keller. Damit verbunden ist eine nicht zu unterschätzende Zeit- und Kosteneinsparung.

In Zeiten von Corona habe sich das Interesse für die Thematik noch einmal verstärkt. Weil immer mehr Unternehmen mobile Arbeit und Home-Office anbieten, ist die digitale Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen immer wichtiger geworden, so Brohl.

http://www.brohl.com

Bilder: Firmenfotos

Brohl Ordner

Unzählige Dokumente warten darauf digitalisiert zu werden.

IHK-Delegation

Mirza Karahodža (IHK Rhein-Neckar), Frank Panizza (IHK Pfalz), Jürgen Vogel (IHK Pfalz), Jill Gallard. (britische Botschafterin)

Fotos: Jason Hawkes, IHK Pfalz, Copyright Buddy Bartelsen Impress Picture for British Embassy

Themen

Schlagwörter

Teilen

Von

Dirk Leibfried
Dirk Leibfried

Freier Wirtschafts-Journalist für IHK Interaktiv und das Wirtschaftsmagazin Pfalz.

Diskutieren Sie mit

Die Neuesten Kommentare

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Mehr von IHK Interaktiv

Verwandte Beiträge

Die neuesten Beiträge

Aus Allen Themenbereichen

Albrecht Hornbach Gespräch
ÜberlebensKUNST
ÜberlebensKUNST

Wir dürfen nicht zulassen, dass die Menschen, die unsere Region lebens- und liebenswert machen, trotz guter epidemischer Lage kein Geld erwirtschaften.